Zatrudnienie pierwszego pracownika to kamień milowy dla każdego przedsiębiorcy. To sygnał, że firma się rozwija – ale również moment, w którym właściciel firmy musi wejść w nową rolę – pracodawcy. A z tą rolą wiążą się konkretne obowiązki, m.in. wobec ZUS, urzędów skarbowych, a przede wszystkim wobec samego pracownika. Poniżej przedstawiamy praktyczne zestawienie obowiązków, które pojawiają się już przy zatrudnieniu jednej osoby – ze szczególnym uwzględnieniem BHP.

⸻

1. Wybór formy zatrudnienia

Pierwszym krokiem jest decyzja, na jakiej podstawie zatrudnisz pracownika:
• umowa o pracę – wiąże się z najszerszym zakresem obowiązków pracodawcy,
• umowa zlecenie – umowa cywilnoprawna, nieobjęta Kodeksem pracy, ale w niektórych sytuacjach wymaga przestrzegania przepisów BHP,
• umowa o dzieło – umowa rezultatu, nie stanowi stosunku pracy.

W dalszej części artykułu skupimy się głównie na obowiązkach wynikających z umowy o pracę, ponieważ to ona nakłada na pracodawcę najwięcej zobowiązań – w tym w zakresie BHP.

⸻

2. Zgłoszenie do ZUS-u

Każdy zatrudniony pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Obowiązkowe są składki na:
• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne.

Zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZUA lub ZZA (w zależności od rodzaju umowy).

⸻

3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Jako pracodawca jesteś zobowiązany do założenia:
• akt osobowych pracownika (części A, B, C – a także D, jeśli występują kary porządkowe),
• ewidencji czasu pracy – obejmującej m.in. godziny pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie, delegacje.

⸻

4. Obowiązki BHP – nie tylko szkolenie!

Już przy zatrudnieniu jednego pracownika musisz spełnić konkretne wymagania w zakresie Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, wynikające z Kodeksu pracy. Poniżej kluczowe obowiązki:

a) Szkolenie BHP

Pracownik musi przejść szkolenie wstępne z zakresu BHP przed rozpoczęciem pracy. Składa się ono z:
• instruktażu ogólnego (prowadzonego przez specjalistę BHP),
• instruktażu stanowiskowego (prowadzonego przez przełożonego lub Ciebie jako pracodawcę).

Szkolenia okresowe są również wymagane – ich częstotliwość zależy od stanowiska.

b) Badania lekarskie

Pracownik musi odbyć badania wstępne u lekarza medycyny pracy, potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Koszt badań pokrywa pracodawca.

c) Ocena ryzyka zawodowego

Masz obowiązek przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego na danym stanowisku pracy, czyli zidentyfikować możliwe zagrożenia i wdrożyć środki zapobiegawcze. Dokumentacja powinna być przechowywana i udostępniona pracownikowi do zapoznania.

d) Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy

Musisz zagwarantować:
• odpowiednio wyposażone miejsce pracy (ergonomia, oświetlenie, wentylacja),
• sprawny sprzęt i narzędzia pracy,
• dostęp do środków ochrony indywidualnej, jeśli są wymagane (np. rękawice, odzież ochronna, maski).

e) Instrukcje BHP

Na każdym stanowisku pracy powinna znajdować się instrukcja BHP, opisująca sposób bezpiecznego wykonywania zadań, zasady postępowania w razie awarii czy wypadku.

f) Prowadzenie dokumentacji BHP

W tym m.in.:
• potwierdzenie przeprowadzenia szkoleń,
• dokumentacja ryzyka zawodowego,
• ewidencja wydanych środków ochrony.

⸻

5. Wynagrodzenie i lista płac

Twoim obowiązkiem jest:
• terminowa wypłata wynagrodzenia,
• naliczanie składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy,
• prowadzenie dokumentacji płacowej.

⸻

6. Deklaracje do urzędów

Comiesięcznie lub kwartalnie musisz składać:
• ZUS DRA – raport z opłacanych składek,
• PIT-4R – rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy,
• oraz na koniec roku: PIT-11 – dla pracownika.

⸻

7. Pozostałe obowiązki kadrowe

W miarę rozwoju firmy, mogą pojawić się kolejne wymagania:
• obowiązek stworzenia regulaminu pracy (od 50 pracowników),
• polityka antymobbingowa lub przeciwdziałania dyskryminacji,
• prowadzenie rejestru wypadków przy pracy.

⸻

Zatrudnienie pierwszego pracownika to krok naprzód, ale też duża odpowiedzialność. Już na starcie wchodzisz w świat przepisów BHP, kadrowych, podatkowych i ubezpieczeniowych. Zaniedbania mogą prowadzić do kontroli i kar – dlatego warto zawczasu zadbać o wszystkie obowiązki. Skontaktuj się z nami, skorzystaj z pomocy biura rachunkowego lub specjalisty ds. BHP – dzięki temu zyskasz spokój i skupisz się na rozwoju biznesu.